Certificado digital: entenda para que serve este documento

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Certificado digital: entenda para que serve este documento

Com a tecnologia estando cada vez mais presente em nosso dia a dia, foi necessária a criação de diversas ferramentas e métodos que garantem a segurança de todos que realizam transações virtuais, uma vez que a todo momento podem haver criminosos tentando roubar dados vulneráveis . Uma dessas criações foi o certificado digital.

Sendo um documento que identifica o seu dono por meio de dados cadastrais, o certificado digital é usado atualmente em diversas transações, sendo uma delas a emissão de notas fiscais e assinatura de contratos empresariais.

Você ainda possui dúvidas sobre essa ferramenta que garante a autenticidade de dados? Decidimos desenvolver este artigo para lhe dar todas as orientações necessárias, continue lendo e fique por dentro do assunto! 

Antes de falar da real utilidade disso: afinal, o que é o certificado digital? 

Como falamos no começo deste artigo, o certificado digital é um documento (eletrônico, como o próprio nome diz) que garante a autenticidade de dados cadastrais de uma pessoa (independente de ela ser jurídica ou física) em uma transação digital. 

Criado para entregar uma maior segurança em um processo em âmbito on-line, que pode ser a assinatura de um contrato ou até mesmo outros serviços realizados dentro do universo digital, os certificados digitais já entregam maior qualidade em acordos que envolvem dados sensíveis. Basicamente, essa é uma declaração que garante a veracidade dos dados das pessoas envolvidas. 

O certificado digital foi implantado em nosso país há 19 anos, sendo uma opção que permitiu não apenas a confirmação das informações entre quem está fechando um determinado negócio, mas também a identificação das pessoas envolvidas em transações feitas na internet. 

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Qual a aplicação do certificado digital?

Estando cada vez mais presente no dia a dia de diversas pessoas e até mesmo em órgãos públicos, o certificado digital está sendo usado atualmente em muitas transações. 

Entidades que cuidam de demandas do governo, instituições privadas e outras companhias são apenas exemplos, mas é possível dizer que muitas empresas estão usando isso para ter mais segurança em transações, como grandes contratações de serviços e até mesmo compra de matéria-prima. 

Mas importante ressaltar que existem tipos diferentes de certificados digitais para os dois tipos de pessoas, cada um sendo usado para diferentes ações. 

Certificação digital para pessoa física 

Como não são apenas os PJs que realizam transações digitais, a Receita Federal permite que as pessoas físicas tenham um e-CPF, documento que pode ser usado para muitas demandas. Veja quais são: 

  • Realizar uma consulta e/ou alteração de cadastro no sistema da Receita Federal do Brasil;
  • Conferir situação fiscal;
  • Acessar extrato de declaração transmitida, que permite conferência de demandas relacionadas ao Imposto de Renda; 
  • Fazer agendamento para um atendimento presencial em uma das Agências da RFB (Receita Federal do Brasil);

Certificado Digital para pessoa jurídica (PJ) 

Por possuir empresa aberta, quem é considerada Pessoa Jurídica tem acesso a mais serviços. Além de não ter um e-CPF, mas sim um e-CNPJ (certificado digital que é entregue para quem possui Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica). Veja quais são: 

  • Realizar uma consulta e/ou atualização de cadastro salvo junto à Receita Federal;
  • Envio de declarações referentes à empresa, como IRPJ;
  • Consulta da atual situação do cadastro de Pessoa Jurídica;
  • Emissão de NFe (Nota Fiscal eletrônica)
  • Conseguir emitir o DANFE (Documento Auxiliar na Nota Fiscal Eletrônica) 
  • Obtenção de GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos), que permite uma fácil organização de documentos que foram emitidos pelo empresário.

Sendo essencial para que o empresário tenha acesso a diversas funcionalidades que apenas impactam positivamente a rotina e a gestão. Ter um e-CNPJ é essencial para a realização de diversos procedimentos sem perder a segurança. 

Quais modelos de certificado digitais existem? 

Quando falamos sobre esse documento eletrônico, existem dois tipos: A1 e A3. A maior diferença entre ambos é o formato, já que o A1 é completamente digital.

 O A3 é uma espécie de token, sendo considerado um dispositivo que “obriga” a pessoa a andar com esse documento eletrônico para onde for.

Mais indicados para quem realiza muitas reuniões externas, o certificado digital A3 pode ser considerado um pouco burocrático, já que por acaso perder ou até deixá-lo em algum lugar, vai ser preciso que o empresário volte até o local para recuperar seu certificado digital

Também há o tipo de certificado digital A3 que possui formato semelhante à um cartão de memória usado em celulares e câmeras fotográficas. Se optar por esse, vai ser necessário o uso de uma leitora de certificado digital

Mas independentemente do tipo que você optar, os serviços são os mesmos. A diferenciação de serviços acontece entre os tipos de pessoas e não pelos modelos de certificados A1 ou A3. 

No caso de SSL e NF-e, ambos podem ser chamados de certificado digital, pois de uma forma ou de outra, colaboram para que as informações de uma empresa ou pessoa sejam validadas e fiquem seguras. 

Como obter certificado digital? 

Como é emitido apenas por entidades autorizadas, é importante que você siga alguns passos quando for solicitar seu certificado digital. Veja: 

  1. Primeiro defina qual a Autoridade Certificadora (AC) credenciada ao ICP Brasil vai emitir isso para você. São exemplos: Serasa Experian, Caixa Econômica Federal e Certisign. 
  2. Em seguida, é só informar para a AC qual tipo de documento você precisa, podendo ser um e-CPF ou um e-CNPJ. Nesse momento serão informadas as aplicações, custos, formas de pagamento, equipamentos, documentos necessários e demais exigências;
  3. Depois é só comparecer até uma Autoridade de Registro (AR) com os documentos necessários para validação presencial das informações.
  4. Fez todos os processos? É só configurar o smartcard ou token com certificado digital. 

Como é feita a instalação? 

Se tiver optado pelo tipo A1, a instalação do certificado digital pode ser feita pelo próprio empresário e em no máximo 30 minutos, dependendo muito da velocidade da conexão.

Antes da instalação, vai ser preciso fazer o agendamento da emissão desse documento, momento em que é feita uma validação de tudo o que foi entregue no ato de solicitação. 

Isso porque vai ser necessário fazer o download de um software para emitir seu certificado. Tenha em mente que: depois de adquirir um documento eletrônico, será preciso realizar a instalação na máquina de trabalho para que as transações sejam realizadas com segurança. 

Tire todas suas dúvidas sobre sistemas operacionais de máquina, pois em alguns casos, é necessário realizar a instalação do certificado digital em um computador com Windows para em seguida exportar o documento para um dispositivo com Mac OS ou Linux. 

Provavelmente você receberá uma orientação de como realizar esse processo sem muitos problemas, mas geralmente ele acontece dessa forma: 

  1. O empresário adquire um certificado digital e em seguida recebe um link para realizar o download do programa;
  2. Depois de realizar a instalação do programa, será necessário reiniciar a máquina em que o certificado será instalado;
  3. Depois é só seguir os procedimentos do sistema e instalar seu documento eletrônico. 

É ideal sempre manter uma cópia desse documento em um Pen Drive ou pasta on-line, uma vez que podem vir a acontecer problemas que apenas uma formatação de sistema seja a solução. 

Em quais autoridades certificadoras é possível emitir esse documento? 

Muitas instituições prometem que irão emitir esse documento que é essencial para manter a segurança em transações on-line, mas na verdade, o que acontece é a terceirização desse serviço. 

Isso porque as verdadeiras emissoras de certificado digital são ligadas ao Instituto Nacional de Tecnologia da Informação, estas que possuem autorização do Governo Federal para emitir esses documentos. Veja abaixo a lista de instituições: 

  • SERPRO – Serviço Federal de Processamento de Dados;
  • Caixa Econômica Federal;
  • Serasa Experian;
  • Receita Federal;
  • Certisign;
  • Imprensa Oficial do Estado de São Paulo;
  • AC JUS;
  • AC PR;
  • Casa da Moeda do Brasil;
  • Valid Certificadora Digital;
  • Soluti Certificação Digital;
  • AC Digital Sign;
  • AC Boa Vista;
  • Ministério das Relações Exteriores;
  • AC Defesa;
  • AC Safeweb;
  • PRODEMGE. 

A lista acima foi retirada diretamente do site do Instituto Nacional da Tecnologia da Informação.

Certificado digital para MEI 

Como é necessário apenas para a emissão de NFe, o MEI não precisa obrigatoriamente de um certificado digital.

Ter um certificado digital também não é uma obrigatoriedade de quem está enquadrado no regime tributário chamado Simples Nacional (no caso de a empresa ter menos de 3 funcionários), mas para a emissão de alguns tipos de nota fiscais, isso é necessário. Confira a relação: Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e);Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFC-e), Nota Fiscal Eletrônica Avulsa. 

Entre as vantagens que um MEI ganha ao ter um certificado digital estão uma maior segurança entre transações em âmbito digital.

Mesmo que o microempreendedor possua um negócio de pequeno porte, pode ter acesso a diversas funcionalidades que irão ajudá-lo a fazer uma gestão mais assertiva. Como por exemplo a Obtenção do GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos). 

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Como obter um certificado digital para empresa

O processo para obter um certificado digital pode ser considerado simples e feito por qualquer gestor, já que a instalação e comprovação dos dados enviados no ato de solicitação é realizada pelo mesmo. 

Tudo o que precisa fazer é escolher o modelo que vai usar em seu dia a dia, onde deve optar pela mais prática.

Lembre-se que a praticidade não deve ser deixada de lado, então se você optar pelo modelo A3, tenha em mente que terá que desembolsar uma quantia adicional para realizar a compra do leitor.

Em seguida é necessário agendar a emissão do certificado digital, momento que todas as informações serão colocadas à prova e o empresário precisa confirmar que é dono dos dados apresentados no ato de solicitação. Geralmente, esses documentos são necessários: 

  • Contrato da empresa;
  • CNPJ do empreendimento;
  • RG, CPF e comprovante de residência da pessoa que é responsável pela empresa. 

Se tudo estiver dentro dos conformes, o gestor então recebe as credenciais (usuário e senha) para realizar a instalação do documento digital na máquina. Caso tenha optado pelo tipo A3, recebe a mídia física. 

Você precisa de certificado digital? 

Sendo uma ferramenta importante para que as informações de todas as pessoas envolvidas em uma transação sejam preservadas, hoje em dia o uso do certificado digital tornou-se importante para que os empresários e até mesmo pessoas físicas não caiam em golpes de internet. 

Em um momento que diversos casos de escândalos envolvendo vazamento de dados sensíveis estão acontecendo, juntamente com a implantação da LGPD, hoje em dia todos precisam de um certificado digital

Para as empresas, ele possui ainda mais importância: como passa a boa impressão de ser uma importante ferramenta de autenticação, os parceiros, fornecedores e até mesmo compradores de serviços e produtos enxergam as companhias que possuem isso com um maior profissionalismo. 

Contador pode ajudar na emissão de certificado digital? 

Hoje em dia muitos escritórios de Contabilidade estão cuidando dessa demanda, onde os empresários precisam apenas enviar os dados próprios e da empresa, sendo esse um serviço relacionado à solução de legalização de empresas. 

Como dito anteriormente, os certificados digitais estão sendo obrigatórios em negócios que estão enquadrados no Simples Nacional e possuem mais de 3 funcionários, além de serem necessários para emissão de Nota Fiscal Eletrônica (NF-e). 

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Entenda como a plataforma 4 Mãos pode lhe ajudar a encontrar um contador para emitir Certificado Digital 

a plataforma 4 Mãos está ajudando diversos empreendedores a terem cada vez menos problemas contábeis, onde já possibilitamos diversos acordos entre empresários e contadores.

Nossos escritórios parceiros possuem aptidão para lhe ajudar a emitir seu certificado digital, onde sua única tarefa será realizar o envio das informações para o contador. Não entendeu como essa conexão é feita? Veja:

  1. O empreendedor entra em contato com nosso time de atendimento e informa sua necessidade, podendo ser ela a abertura de uma MEI. Sem pagar nada por isso;
  2. Em seguida, cadastramos essa demanda em nossa plataforma, onde os escritórios parceiros da 4 Mãos entram em contato com o solicitante e enviam até 4 orçamentos sobre a demanda;
  3. Recebendo a devolutiva sobre o serviço contábil que solicitou, o empreendedor escolhe a melhor opção para sua empresa e em seguida fecha o acordo. A 4 Mãos não interfere ou cobra nenhum valor adicional sobre isso. 

Logo após isso ser feito, o empresário consegue resolver seu problema contábil e ainda o contador a conquistar clientes. Entendeu como é simples, rápido e ainda por cima, gratuito?

Você tem algum serviço envolvendo contabilidade que precisa de ajuda profissional para ser solucionado? Entre em contato conosco e descubra como podemos ajudá-lo! 

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