Empreendedores

Vantagens da Contabilidade Digital

Victor Pacheco

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27/01/2020

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17 min de leitura

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Profissional de Contabilidade Digital cuidando de demandas financeiras
17 min de leitura

Quando falamos sobre o assunto Contabilidade, muitas pessoas ainda possuem a vis√£o do profissional com pilhas de papel e calculadora na mesa, mas isso est√° mudando com a chegada de ramifica√ß√Ķes dessa ci√™ncia, sendo uma delas a Contabilidade Digital

E sabia que o mundo cont√°bil est√° passando por uma importante transforma√ß√£o, onde os valores pagos pelos servi√ßos est√£o ficando menores sem que a qualidade seja perdida? Existem muitos escrit√≥rios que hoje em dia atende seus clientes apenas pela internet, conseguindo assim uma otimiza√ß√£o de tempo que faz total diferen√ßa. 

Mas voc√™ ainda tem d√ļvidas sobre como isso funciona e certo receio de optar pela Contabilidade Digital depois de tanto tempo de parceria com um escrit√≥rio ‚Äúpadr√£o‚ÄĚ? Reunimos neste artigo, tudo o que voc√™ precisa saber para considerar se √© ou n√£o um bom caminho a ser seguido. Boa leitura! 

Antes de tudo: o que é Contabilidade Digital?

Chegando no Brasil h√° 5 anos, os registros oficiais sobre o termo ‚ÄúContabilidade Digital‚ÄĚ dizem que essa modalidade nada mais √© que: 

‚ÄúRepresenta√ß√£o das informa√ß√Ķes cont√°beis no formato digital, criando dados que podem ser manipulados e transmitidos por meio das tecnologias de informa√ß√£o e comunica√ß√£o (TICs)‚ÄĚ.

Então, ao contrário do que muitas pessoas pensam, essa ramificação é uma forma diferente de cuidar de demandas contábeis, onde as tecnologias disponíveis no mundo moderno são tratadas como ferramentas de otimização. Pessoas não serão substituídas por contadores, mas sim usarão as tecnologias para conseguirem trabalhar de forma mais tranquila. 

Os optantes por isso ganham diversos benef√≠cios, entre eles a otimiza√ß√£o de tempo e at√© mesmo uma economia significativa nos gastos com escrit√≥rios de Contabilidade. Sendo apelidado por especialistas de Contabilidade 3.0, esse per√≠odo de inova√ß√£o √© o momento no qual os profissionais da √°rea passam a acreditar que as novas tecnologias podem e devem ser utilizadas para conseguirem atender seus clientes de forma mais assertiva. 

Nesse modelo cont√°bil, o contador passa a focar mais em produtividade, obviamente sem deixar a qualidade de lado. 

Como funciona a Contabilidade Digital

Ent√£o, ao contr√°rio do que muitas pessoas pensam, essa ramifica√ß√£o √© uma forma diferente de cuidar de demandas cont√°beis, onde as tecnologias dispon√≠veis no mundo moderno s√£o tratadas como ferramentas de otimiza√ß√£o. Pessoas n√£o ser√£o substitu√≠das por contadores, mas sim usar√£o as tecnologias para conseguirem trabalhar de forma mais tranquila. 

Os optantes por isso ganham diversos benef√≠cios, entre eles a otimiza√ß√£o de tempo e at√© mesmo uma economia significativa nos gastos com escrit√≥rios de Contabilidade. Sendo apelidado por especialistas de Contabilidade 3.0, esse per√≠odo de inova√ß√£o √© o momento no qual os profissionais da √°rea passam a acreditar que as novas tecnologias podem e devem ser utilizadas para conseguirem atender seus clientes de forma mais assertiva. 

Nesse modelo contábil, o contador passa a focar mais em produtividade, obviamente sem deixar a qualidade de lado. 

Existe diferença entre contabilidade Digital x On-line x Tradicional?

A Contabilidade Digital pode ser muitas vezes parecida com a On-line, mas a maior diferen√ßa entre essas duas √© que a Digital precisa de mais contato humano que a outra. Como usa as tecnologias apenas para apoiar seus servi√ßos, ainda s√£o necess√°rias pessoas especialistas e que entendem de Contabilidade para tocar as demandas. 

J√° a Contabilidade On-line √© indicada para empreendedores que possuem certo know-how para mexer com internet e ferramentas digitais, uma vez que nessa modalidade, os clientes ‚Äúfazem‚ÄĚ sua pr√≥pria contabilidade. Isso √© feito por meio de ferramentas de f√°cil manuseio (e previamente programadas) que permitem a emiss√£o de notas fiscais e muitas outras tarefas que um escrit√≥rio f√≠sico e tradicional poderia tocar. 

Importante ressaltar que a Contabilidade On-line tamb√©m √© mais barata do que sua ‚Äúconcorrente‚ÄĚ, onde a m√©dia do mercado varia entre R$ 90 e R$ 100,00. Vale lembrar que esse pre√ßo pode variar de acordo com o n√ļmero de funcion√°rios que voc√™ possui, faturamento e regime tribut√°rio. 

A contabilidade tradicional, como o pr√≥prio nome sugere, √© aquela que todos n√≥s conhecemos: a figura de um profissional que cuida das contas de toda uma empresa e ainda trabalha em um escrit√≥rio com muitos pap√©is. Ficando cada vez menos frequente, muitos contadores est√£o migrando para Contabilidade Digital ou On-line, ent√£o √© normal que voc√™ passe a falar mais com seu contador pelo WhatsApp ou outros canais digitais do que consiga encontr√°-lo para uma reuni√£o de neg√≥cios e checagem de finan√ßas. 

Como funciona a Contabilidade Digital? 

Por n√£o atender fisicamente, os escrit√≥rios que s√£o adeptos da Contabilidade Digital conversam com seus clientes pelos mais diversos canais. Quando alguma demanda aparece, como por exemplo a emiss√£o de uma de folha de pagamento, onde o especialista precisa de informa√ß√Ķes como CPF, n√ļmero de PIS e relacionados, todos os dados s√£o enviados pela internet. 

Qualquer ferramenta ou aplicativo pode ser usada, contanto que a seguran√ßa de ambas as partes n√£o sejam afetadas. WhatsApp, e-mail, Skype e at√© mesmo o arquivo em Nuvem que pode ser acessado via endere√ßo da web podem ser bons canais para a troca e envio de informa√ß√Ķes. 

O importante √© que as informa√ß√Ķes cheguem para que o contador consiga trabalhar. Uma vez que est√° com tudo o que precisa para atender √† aquela demanda, o profissional cont√°bil ent√£o trabalha enquanto o empreendedor cuida de outras tarefas. Assim que tudo for finalizado, o documento √© enviado para que o solicitante (que nesse caso √© o dono do neg√≥cio) imprima e n√£o tenha problemas.

De uma forma prática e sem rodeios, é dessa forma que funciona a Contabilidade Digital:

  1. Empreendedor informa de qual serviço precisa, que pode ser a emissão da Declaração de Imposto de Renda e envia por meio de canais digitais todos os documentos necessários;
  2. Contador recebe documentos e trabalha na demanda no menor tempo poss√≠vel e com a qualidade de um escrit√≥rio tradicional; 
  3. Após finalizar, documento é enviado para o empreendedor.

Havendo alguma d√ļvida, os dois envolvidos podem consultar um ao outro por meio de mensagem ou e-mail. 

Vantagens da Contabilidade Digital

Ao contratar um escritório que é adepto da Contabilidade Digital, o empreendedor passa a ter acesso a diversos benefícios. Listamos abaixo alguns deles para que você, dono de um negócio, considere se vale a pena ou não ter uma equipe contábil digital.

Produtividade tende a aumentar 

Quando opta por esse tipo de Contabilidade, o empres√°rio n√£o precisa mais ficar se dedicando ao preenchimento de formul√°rios e demais tarefas que levam um tempo para serem conclu√≠das. 

Como vai demandar essas tarefas para um Contador especializado, o gestor do neg√≥cio pode dedicar-se inteiramente para cuidar do crescimento da empresa. √Č poss√≠vel dizer que o dono tamb√©m ter√° uma maior qualidade de vida, uma vez que entregar√° as demandas cont√°beis para uma pessoa que sabe o que est√° fazendo. 

Atendimento ter√° mais qualidade 

Sendo uma das reclama√ß√Ķes mais frequentes de diversos consumidores e clientes, o atendimento prestado por escrit√≥rios adeptos da Contabilidade Digital √© mais eficaz do que os demais, sabia? Isso porque esses profissionais atendem em diversos canais e est√£o on-line para atend√™-lo em diversos momentos do dia. 

Assim, ocorrendo alguma d√ļvida ou problema que envolva Contabilidade, o empreendedor pode falar com seu Contador de uma forma pr√°tica e sem problemas, seja por WhatsApp, Skype ou e-mail. Importante que um acordo seja feito entre as partes para que n√£o aconte√ßam erros, mas geralmente o atendimento entregue √© feito com maior excel√™ncia poss√≠vel.

Dados e documentos podem ser facilmente acessados 

Se imagine em uma situa√ß√£o: voc√™ est√° em uma reuni√£o com o gerente de seu banco e precisa daquele documento de gastos que para chegarem a uma decis√£o assertiva e que far√° bem para a empresa. Mas por algum motivo, acabou n√£o levando isso para o encontro. 

Se for adepto da Contabilidade Digital, voc√™ pode conseguir visualizar esse e mais documentos diretamente pelo seu smartphone. Como os escrit√≥rios que trabalham com Contabilidade Digital usam documentos e dados digitalizados, fica f√°cil para o empreendedor conseguir acessar informa√ß√Ķes importantes de uma forma tranquila, precisando apenas estar conectado √† internet. 

Al√©m disso, √© poss√≠vel ficar sabendo em tempo real como andam as contas banc√°rias, monitorar fluxo de caixa e saber de contas a pagar e receber. Com apoio da tecnologia, a Contabilidade Digital busca acabar com burocracias por meio da internet. 

Segurança e dados não serão afetados por pessoas mal-intencionadas

Se o arquivamento de documentos na internet √© algo que lhe preocupa, pode ficar tranquilo  porque os meios, ferramentas e sistemas geralmente usados pelas Contabilidades Digitais s√£o criptografados e s√≥ podem ser acessados por meio de um usu√°rio e senha enviados no ato do fechamento de contrato. 

Assim √© poss√≠vel dizer que dados como faturamento, valor de caixa e saldos banc√°rios n√£o ser√£o acessados por pessoas desconhecidas. Lembrando que todo e qualquer escrit√≥rio deve se adequar √† LGPD, nova lei que preserva os dados de todas as pessoas e passa a valer esse ano. 

Crescimento da empresa pode ser algo habitual 

Como j√° comentamos em outros conte√ļdos de nosso blog, ao entregar os servi√ßos de contabilidade para um escrit√≥rio especializado, o dono de uma empresa vai conseguir ter mais tempo para colocar planos de crescimento em pr√°tica.¬†

E quem escolhe a Contabilidade Digital n√£o fica de fora: ao optar por uma equipe que otimiza e cuida das demandas com o apoio da tecnologia vai ser poss√≠vel ter uma qualidade de vida cada vez maior e alinhada com os prop√≥sitos que sempre sonhou quando estava planejando a inaugura√ß√£o de sua empresa. 

Com isso, o crescimento vai ser apenas o resultado dessa parceria de sucesso. 

Desvantagens da Contabilidade Digital

Provavelmente o √ļnico problema que essa novidade trar√° para uma empresa √© certa dificuldade para que os novos processos sejam implantados. Pessoas com pouca viv√™ncia com a tecnologia e que trabalharam durante anos possuindo escrit√≥rios tradicionais como parceiros podem ser as mais afetadas, onde pode ser necess√°rio a realiza√ß√£o de mais de um treinamento at√© que haja um correto entendimento. 

A contrata√ß√£o de um estagi√°rio pode ajudar nesse processo, onde j√° que pessoas mais jovens est√£o mais habituados com as tecnologias. A calma deve ser a palavra-chave, j√° que novidades podem realmente assustar alguns colaboradores. 

Mais uma vez: conte com a ajuda do escrit√≥rio para que todos os problemas e d√ļvidas sejam resolvidos da melhor forma poss√≠vel. 

Além disso, os erros decorrentes de demandas de Contabilidade podem ser cada vez menos frequentes, e na verdade, nem chegam a acontecer.

Quais servi√ßos s√£o oferecidos na Contabilidade Digital? 

Por ser uma modalidade que está no Brasil há pouco mais de cinco anos, muitos empresários pensam que a Contabilidade Digital presta apenas alguns serviços, deixando de lado outras demandas, como as fiscais, por exemplo.

Mas na verdade n√£o √© isso o que acontece: os escrit√≥rios que optaram por ser uma Contabilidade Digital podem prestar apoio e atender demandas de diversas √°reas, o que √© realmente necess√°rio √© a habilidade para prestar os servi√ßos com excel√™ncia. Se possuir know-how, o especialista cont√°bil pode sim atender as mais diferentes solicita√ß√Ķes.¬†

Tenha em mente que: ao contratar um escrit√≥rio adepto da Contabilidade Digital, voc√™ n√£o deixar√° de trabalhar com profissionais que entendem do assunto. Portanto toda a qualidade dos servi√ßos continua sendo a mesma e pode at√© mesmo melhorar. 

Como migrar para contabilidade digital? 

Podendo ser um processo que trará novidades para algumas pessoas, é importante que essa transição seja feita de forma natural, onde os funcionários responsáveis pelo setor financeiro e recursos humanos da empresa precisam receber um treinamento para que nenhum erro nos novos processos aconteçam.

O seu antigo contador tem at√© trinta dias √ļteis para que a ‚Äúpassagem de bast√£o aconte√ßa‚ÄĚ, ent√£o n√£o se esque√ßa de acompanhar esse processo para que nenhuma informa√ß√£o importante fique no outro escrit√≥rio. 

A Contabilidade Digital ainda vai precisar de certa ajuda vinda da empresa para que n√£o aconte√ßam problemas que venham a acarretar atrasos no sal√°rio de algum funcion√°rio ou at√© mesmo uma multa decorrente de um boleto que n√£o foi enviado na data correta. Reunimos algumas dicas para que podem guiar os empres√°rios nesse momento. 

A infraestrutura do negócio deve estar funcionando corretamente

Como vai funcionar de forma 100% digital, √© importante que a internet e demais dispositivos que ser√£o usados para o envio de documentos estejam em perfeitas condi√ß√Ķes para que o upload aconte√ßa de forma tranquila e sem demoras. Caso a conex√£o usada atualmente esteja apresentando problemas, √© consider√°vel fazer o reparo desse problema para que n√£o aconte√ßam erros e atrasos nos envios. 

Optar por um escrit√≥rio que usa ferramentas tradicionais pode ajudar no processo de implanta√ß√£o 

No ato de assinatura do contrato, √© muito importante que o empres√°rio procure saber quais canais o escrit√≥rio vai optar para se comunicar. Caso realize atendimento via WhatsApp, a comunica√ß√£o tende a ser mais f√°cil, j√° que o aplicativo est√° presente no dia a dia das pessoas. 

Al√©m disso tamb√©m √© essencial que o gestor do neg√≥cio procure saber sobre a plataforma/m√©todo de arquivamento digital, uma vez que dados sens√≠veis ser√£o entregues e estar√£o sobre total responsabilidade dos escrit√≥rio. Uma dica: opte por aqueles que possuem SSL, certificado que protege dados de todos que acessam o ambiente virtual. 

O empres√°rio pode aproveitar esse momento para digitalizar alguns processos 

Com a chegada da Contabilidade Digital, o gestor pode usar isso para conferir se alguns processos tamb√©m podem ser digitalizados! Um exemplo √© a emiss√£o de notas fiscais, onde o gasto de papel chega a ser absurdo. 

Imagine (caso seus clientes se adequarem) se por exemplo todas as notas sobre os serviços e produtos que você vende fossem enviadas por e- mail? Isso ajudaria seus compradores a se organizarem melhor em época de prestação de contas, como por exemplo elaboração da Declaração de Imposto de Renda.

Treinamento para a equipe √© essencial 

√Č muito importante que todos os colaboradores envolvidos se sintam bem com as novidades que devem acontecer nos processos. O empres√°rio pode solicitar ajuda para conseguir implantar essas novidades, como por exemplo o envio de uma apresenta√ß√£o ou instru√ß√£o de trabalho vindo do escrit√≥rio. 

Independente de como o treinamento for dado para os funcionários, é ideal que esse momento seja tranquilo e visto como uma melhoria que vai ajudar todos a terem um dia a dia mais tranquilo.

Investir em uma plataforma de contabilidade digital √© um bom neg√≥cio? 

Muitos escrit√≥rios de Contabilidade disponibilizam plataformas dedicadas para que seus clientes possam fazer o upload de documentos e demais dados, onde os empreendedores acessam uma esp√©cie de central pr√≥pria por meio de usu√°rio e senha. 

E muitas vezes n√£o √© necess√°rio instalar nenhum software em seu celular ou computador de trabalho. Lembra do conceito de que a Contabilidade Digital usa as tecnologias para otimizar os processos? O mesmo vale para plataformas: por meio de um bot√£o alocado no site oficial do escrit√≥rio √© poss√≠vel acessar a ‚Äúcentral cont√°bil de sua empresa‚ÄĚ. 

As funcionalidades podem mudar de escrit√≥rio para escrit√≥rio, mas geralmente todas as plataformas de Contabilidade Digital possuem: 

  • Demonstrativo de contas a pagar;
  • Emiss√£o de folhas de pagamento;
  • Envio de Guias de Impostos;
  • Pronto Atendimento;
  • Seguran√ßa criptografada. 

Ent√£o sim, investir em uma plataforma de Contabilidade Digital √© um bom neg√≥cio! Mas √© importante analisar todas as oportunidades e conferir se n√£o seria melhor contar com um escrit√≥rio do que com um sistema on-line. 

Vale lembrar que, em ambos os exemplos citados, h√° profissionais trabalhando e cuidando das demandas de sua empresa. O ponto a ser estudado aqui √© entender com qual ‚Äúmodelo‚ÄĚ o colaborador/gestor vai se adaptar melhor. 

Contabilidade Digital pode ajudar na tomada de decis√£o 

Tamb√©m sendo uma vantagem, o empres√°rio que optar pela Contabilidade Digital pode ter acesso a indicadores mais reais e de acordo com a realidade da empresa. Como essa modalidade acompanha de perto todo o dia a dia da empresa e entrega informa√ß√Ķes em tempo real, √© poss√≠vel dizer que o dono do neg√≥cio pode encontrar uma oportunidade de neg√≥cio por meio de uma simples revis√£o nos ganhos ou perdas. 

Tamb√©m h√° muitos contadores que ajudam seus clientes a tomarem a melhor decis√£o por meio da chamada ‚ÄúContabilidade Consultiva‚ÄĚ. Quem oferece esse servi√ßo atua diretamente como apoio da gest√£o empresarial, onde as melhores a√ß√Ķes s√£o tomadas para que o aumento do faturamento seja sempre maior. 

A empresa vai realmente economizar com a Contabilidade Digital?

Hoje em dia muitos escrit√≥rios tradicionais cobram valores que podem ficar um tanto alto para algumas empresas, onde o custo pode se igualar com o sal√°rio de um colaborador. E como os valores podem aumentar de acordo com o n√ļmero de funcion√°rios de demandas que surgem, a contrata√ß√£o de uma Contabilidade Digital pode ser uma solu√ß√£o que pode trazer economia para o neg√≥cio. 

Devido ao empres√°rio ainda ser ativo na Contabilidade do neg√≥cio e n√£o ser mais necess√°ria uma grande infraestrutura para que o escrit√≥rio funcione, muitos contadores est√£o conseguindo diminuir o valor das mensalidades que cobram pelos servi√ßos. 

Dessa forma √© poss√≠vel dizer que a economia vai realmente acontecer, mas vai depender muito do n√ļmero de demandas que surgirem com o passar do tempo. 

Hoje em dia muitos escrit√≥rios tradicionais cobram valores que podem ficar um tanto alto para algumas empresas, onde o custo pode se igualar com o sal√°rio de um colaborador. E como os valores podem aumentar de acordo com o n√ļmero de funcion√°rios de demandas que surgem, a contrata√ß√£o de uma Contabilidade Digital pode ser uma solu√ß√£o que pode trazer economia para o neg√≥cio. 

Devido ao empres√°rio ainda ser ativo na Contabilidade do neg√≥cio e n√£o ser mais necess√°ria uma grande infraestrutura para que o escrit√≥rio funcione, muitos contadores est√£o conseguindo diminuir o valor das mensalidades que cobram pelos servi√ßos. 

Dessa forma √© poss√≠vel dizer que a economia vai realmente acontecer, mas vai depender muito do n√ļmero de demandas que surgirem com o passar do tempo.¬†Tamb√©m √© muito importante que voc√™ n√£o fique sem contador, pois podem acontecer muitos problemas empresariais em sua empresa!

Precisa de ajuda para encontrar uma Contabilidade Digital para sua empresa? 

Veja como a plataforma 4 M√£os pode te ajudar:

Veja como a plataforma 4 M√£os pode te ajudar:

Depois que voc√™ j√° entendeu como essa modalidade do mundo cont√°bil funciona, al√©m de compreender como ela √© ben√©fica para seu empreendimento, o que acha de encontrar um escrit√≥rio que possa lhe atender da melhor forma poss√≠vel? √Č nesse momento que a 4 M√£os entra! 

Como uma plataforma que ajuda os dois bra√ßos do empreendedorismo, n√≥s conectamos empreendedores e contadores (tradicionais, digitais e on-line) para que todos possam sair ganhando. Funciona dessa forma: 

  1. O empreendedor/gestor/responsável pela contratação do serviço entra em contato com a 4 Mãos e informa de qual serviço precisa, como por exemplo a contratação de um novo escritório para cuidar das demandas;
  2. Em seguida, os contadores parceiros da nossa plataforma, visualizam essa oportunidade de negócio e conferem se é viável. Se for, até quatro deles enviam orçamentos, onde o poder de decisão fica nas mãos da pessoa que solicitou o orçamento;
  3. Quem solicitou o serviço entra em contato com o contador escolhido e em seguida dão andamento no fechamento do contrato e execução do serviço. 

Pronto, é assim que funciona! Quer encontrar um escritório de Contabilidade Digital para sua empresa? Entre em contato conosco e envie sua demanda!  

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Escrito por

Victor Pacheco

Redator da Plataforma 4 M√£os, formado em Jornalismo com amplo conhecimento em produ√ß√£o de conte√ļdo para a Web.

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