Inspirando, informando e gerando empreendedores
Por: Victor Pacheco
Redator 4 Mãos
27/01/2020
Quando falamos sobre o assunto Contabilidade, muitas pessoas ainda possuem a visão do profissional com pilhas de papel e calculadora na mesa, mas isso está mudando com a chegada de ramificações dessa ciência, sendo uma delas a Contabilidade Digital.
E sabia que o mundo contábil está passando por uma importante transformação, onde os valores pagos pelos serviços estão ficando menores sem que a qualidade seja perdida? Existem muitos escritórios que hoje em dia atende seus clientes apenas pela internet, conseguindo assim uma otimização de tempo que faz total diferença.
Mas você ainda tem dúvidas sobre como isso funciona e certo receio de optar pela Contabilidade Digital depois de tanto tempo de parceria com um escritório “padrão”? Reunimos neste artigo, tudo o que você precisa saber para considerar se é ou não um bom caminho a ser seguido. Boa leitura!
Chegando no Brasil há 5 anos, os registros oficiais sobre o termo “Contabilidade Digital” dizem que essa modalidade nada mais é que:
“Representação das informações contábeis no formato digital, criando dados que podem ser manipulados e transmitidos por meio das tecnologias de informação e comunicação (TICs)”.
Então, ao contrário do que muitas pessoas pensam, essa ramificação é uma forma diferente de cuidar de demandas contábeis, onde as tecnologias disponíveis no mundo moderno são tratadas como ferramentas de otimização. Pessoas não serão substituídas por contadores, mas sim usarão as tecnologias para conseguirem trabalhar de forma mais tranquila.
Os optantes por isso ganham diversos benefícios, entre eles a otimização de tempo e até mesmo uma economia significativa nos gastos com escritórios de Contabilidade. Sendo apelidado por especialistas de Contabilidade 3.0, esse período de inovação é o momento no qual os profissionais da área passam a acreditar que as novas tecnologias podem e devem ser utilizadas para conseguirem atender seus clientes de forma mais assertiva.
Nesse modelo contábil, o contador passa a focar mais em produtividade, obviamente sem deixar a qualidade de lado.
A Contabilidade Digital pode ser muitas vezes parecida com a On-line, mas a maior diferença entre essas duas é que a Digital precisa de mais contato humano que a outra. Como usa as tecnologias apenas para apoiar seus serviços, ainda são necessárias pessoas especialistas e que entendem de Contabilidade para tocar as demandas.
Já a Contabilidade On-line é indicada para empreendedores que possuem certo know-how para mexer com internet e ferramentas digitais, uma vez que nessa modalidade, os clientes “fazem” sua própria contabilidade. Isso é feito por meio de ferramentas de fácil manuseio (e previamente programadas) que permitem a emissão de notas fiscais e muitas outras tarefas que um escritório físico e tradicional poderia tocar.
Importante ressaltar que a Contabilidade On-line também é mais barata do que sua “concorrente”, onde a média do mercado varia entre R$ 90 e R$ 100,00. Vale lembrar que esse preço pode variar de acordo com o número de funcionários que você possui, faturamento e regime tributário.
A contabilidade tradicional, como o próprio nome sugere, é aquela que todos nós conhecemos: a figura de um profissional que cuida das contas de toda uma empresa e ainda trabalha em um escritório com muitos papéis. Ficando cada vez menos frequente, muitos contadores estão migrando para Contabilidade Digital ou On-line, então é normal que você passe a falar mais com seu contador pelo WhatsApp ou outros canais digitais do que consiga encontrá-lo para uma reunião de negócios e checagem de finanças.
Por não atender fisicamente, os escritórios que são adeptos da Contabilidade Digital conversam com seus clientes pelos mais diversos canais. Quando alguma demanda aparece, como por exemplo a emissão de uma de folha de pagamento, onde o especialista precisa de informações como CPF, número de PIS e relacionados, todos os dados são enviados pela internet.
Qualquer ferramenta ou aplicativo pode ser usada, contanto que a segurança de ambas as partes não sejam afetadas. WhatsApp, e-mail, Skype e até mesmo o arquivo em Nuvem que pode ser acessado via endereço da web podem ser bons canais para a troca e envio de informações.
O importante é que as informações cheguem para que o contador consiga trabalhar. Uma vez que está com tudo o que precisa para atender à aquela demanda, o profissional contábil então trabalha enquanto o empreendedor cuida de outras tarefas. Assim que tudo for finalizado, o documento é enviado para que o solicitante (que nesse caso é o dono do negócio) imprima e não tenha problemas.
De uma forma prática e sem rodeios, é dessa forma que funciona a Contabilidade Digital:
Havendo alguma dúvida, os dois envolvidos podem consultar um ao outro por meio de mensagem ou e-mail.
Ao contratar um escritório que é adepto da Contabilidade Digital, o empreendedor passa a ter acesso a diversos benefícios. Listamos abaixo alguns deles para que você, dono de um negócio, considere se vale a pena ou não ter uma equipe contábil digital.
Quando opta por esse tipo de Contabilidade, o empresário não precisa mais ficar se dedicando ao preenchimento de formulários e demais tarefas que levam um tempo para serem concluídas.
Como vai demandar essas tarefas para um Contador especializado, o gestor do negócio pode dedicar-se inteiramente para cuidar do crescimento da empresa. É possível dizer que o dono também terá uma maior qualidade de vida, uma vez que entregará as demandas contábeis para uma pessoa que sabe o que está fazendo.
Sendo uma das reclamações mais frequentes de diversos consumidores e clientes, o atendimento prestado por escritórios adeptos da Contabilidade Digital é mais eficaz do que os demais, sabia? Isso porque esses profissionais atendem em diversos canais e estão on-line para atendê-lo em diversos momentos do dia.
Assim, ocorrendo alguma dúvida ou problema que envolva Contabilidade, o empreendedor pode falar com seu Contador de uma forma prática e sem problemas, seja por WhatsApp, Skype ou e-mail. Importante que um acordo seja feito entre as partes para que não aconteçam erros, mas geralmente o atendimento entregue é feito com maior excelência possível.
Se imagine em uma situação: você está em uma reunião com o gerente de seu banco e precisa daquele documento de gastos que para chegarem a uma decisão assertiva e que fará bem para a empresa. Mas por algum motivo, acabou não levando isso para o encontro.
Se for adepto da Contabilidade Digital, você pode conseguir visualizar esse e mais documentos diretamente pelo seu smartphone. Como os escritórios que trabalham com Contabilidade Digital usam documentos e dados digitalizados, fica fácil para o empreendedor conseguir acessar informações importantes de uma forma tranquila, precisando apenas estar conectado à internet.
Além disso, é possível ficar sabendo em tempo real como andam as contas bancárias, monitorar fluxo de caixa e saber de contas a pagar e receber. Com apoio da tecnologia, a Contabilidade Digital busca acabar com burocracias por meio da internet.
Se o arquivamento de documentos na internet é algo que lhe preocupa, pode ficar tranquilo porque os meios, ferramentas e sistemas geralmente usados pelas Contabilidades Digitais são criptografados e só podem ser acessados por meio de um usuário e senha enviados no ato do fechamento de contrato.
Assim é possível dizer que dados como faturamento, valor de caixa e saldos bancários não serão acessados por pessoas desconhecidas. Lembrando que todo e qualquer escritório deve se adequar à LGPD, nova lei que preserva os dados de todas as pessoas e passa a valer esse ano.
Como já comentamos em outros conteúdos de nosso blog, ao entregar os serviços de contabilidade para um escritório especializado, o dono de uma empresa vai conseguir ter mais tempo para colocar planos de crescimento em prática.
E quem escolhe a Contabilidade Digital não fica de fora: ao optar por uma equipe que otimiza e cuida das demandas com o apoio da tecnologia vai ser possível ter uma qualidade de vida cada vez maior e alinhada com os propósitos que sempre sonhou quando estava planejando a inauguração de sua empresa.
Com isso, o crescimento vai ser apenas o resultado dessa parceria de sucesso.
Provavelmente o único problema que essa novidade trará para uma empresa é certa dificuldade para que os novos processos sejam implantados. Pessoas com pouca vivência com a tecnologia e que trabalharam durante anos possuindo escritórios tradicionais como parceiros podem ser as mais afetadas, onde pode ser necessário a realização de mais de um treinamento até que haja um correto entendimento.
A contratação de um estagiário pode ajudar nesse processo, onde já que pessoas mais jovens estão mais habituados com as tecnologias. A calma deve ser a palavra-chave, já que novidades podem realmente assustar alguns colaboradores.
Mais uma vez: conte com a ajuda do escritório para que todos os problemas e dúvidas sejam resolvidos da melhor forma possível.
Além disso, os erros decorrentes de demandas de Contabilidade podem ser cada vez menos frequentes, e na verdade, nem chegam a acontecer.
Por ser uma modalidade que está no Brasil há pouco mais de cinco anos, muitos empresários pensam que a Contabilidade Digital presta apenas alguns serviços, deixando de lado outras demandas, como as fiscais, por exemplo.
Mas na verdade não é isso o que acontece: os escritórios que optaram por ser uma Contabilidade Digital podem prestar apoio e atender demandas de diversas áreas, o que é realmente necessário é a habilidade para prestar os serviços com excelência. Se possuir know-how, o especialista contábil pode sim atender as mais diferentes solicitações.
Tenha em mente que: ao contratar um escritório adepto da Contabilidade Digital, você não deixará de trabalhar com profissionais que entendem do assunto. Portanto toda a qualidade dos serviços continua sendo a mesma e pode até mesmo melhorar.
Podendo ser um processo que trará novidades para algumas pessoas, é importante que essa transição seja feita de forma natural, onde os funcionários responsáveis pelo setor financeiro e recursos humanos da empresa precisam receber um treinamento para que nenhum erro nos novos processos aconteçam.
O seu antigo contador tem até trinta dias úteis para que a “passagem de bastão aconteça”, então não se esqueça de acompanhar esse processo para que nenhuma informação importante fique no outro escritório.
A Contabilidade Digital ainda vai precisar de certa ajuda vinda da empresa para que não aconteçam problemas que venham a acarretar atrasos no salário de algum funcionário ou até mesmo uma multa decorrente de um boleto que não foi enviado na data correta. Reunimos algumas dicas para que podem guiar os empresários nesse momento.
Como vai funcionar de forma 100% digital, é importante que a internet e demais dispositivos que serão usados para o envio de documentos estejam em perfeitas condições para que o upload aconteça de forma tranquila e sem demoras. Caso a conexão usada atualmente esteja apresentando problemas, é considerável fazer o reparo desse problema para que não aconteçam erros e atrasos nos envios.
No ato de assinatura do contrato, é muito importante que o empresário procure saber quais canais o escritório vai optar para se comunicar. Caso realize atendimento via WhatsApp, a comunicação tende a ser mais fácil, já que o aplicativo está presente no dia a dia das pessoas.
Além disso também é essencial que o gestor do negócio procure saber sobre a plataforma/método de arquivamento digital, uma vez que dados sensíveis serão entregues e estarão sobre total responsabilidade dos escritório. Uma dica: opte por aqueles que possuem SSL, certificado que protege dados de todos que acessam o ambiente virtual.
Com a chegada da Contabilidade Digital, o gestor pode usar isso para conferir se alguns processos também podem ser digitalizados! Um exemplo é a emissão de notas fiscais, onde o gasto de papel chega a ser absurdo.
Imagine (caso seus clientes se adequarem) se por exemplo todas as notas sobre os serviços e produtos que você vende fossem enviadas por e- mail? Isso ajudaria seus compradores a se organizarem melhor em época de prestação de contas, como por exemplo elaboração da Declaração de Imposto de Renda.
É muito importante que todos os colaboradores envolvidos se sintam bem com as novidades que devem acontecer nos processos. O empresário pode solicitar ajuda para conseguir implantar essas novidades, como por exemplo o envio de uma apresentação ou instrução de trabalho vindo do escritório.
Independente de como o treinamento for dado para os funcionários, é ideal que esse momento seja tranquilo e visto como uma melhoria que vai ajudar todos a terem um dia a dia mais tranquilo.
Muitos escritórios de Contabilidade disponibilizam plataformas dedicadas para que seus clientes possam fazer o upload de documentos e demais dados, onde os empreendedores acessam uma espécie de central própria por meio de usuário e senha.
E muitas vezes não é necessário instalar nenhum software em seu celular ou computador de trabalho. Lembra do conceito de que a Contabilidade Digital usa as tecnologias para otimizar os processos? O mesmo vale para plataformas: por meio de um botão alocado no site oficial do escritório é possível acessar a “central contábil de sua empresa”.
As funcionalidades podem mudar de escritório para escritório, mas geralmente todas as plataformas de Contabilidade Digital possuem:
Então sim, investir em uma plataforma de Contabilidade Digital é um bom negócio! Mas é importante analisar todas as oportunidades e conferir se não seria melhor contar com um escritório do que com um sistema on-line.
Vale lembrar que, em ambos os exemplos citados, há profissionais trabalhando e cuidando das demandas de sua empresa. O ponto a ser estudado aqui é entender com qual “modelo” o colaborador/gestor vai se adaptar melhor.
Também sendo uma vantagem, o empresário que optar pela Contabilidade Digital pode ter acesso a indicadores mais reais e de acordo com a realidade da empresa. Como essa modalidade acompanha de perto todo o dia a dia da empresa e entrega informações em tempo real, é possível dizer que o dono do negócio pode encontrar uma oportunidade de negócio por meio de uma simples revisão nos ganhos ou perdas.
Também há muitos contadores que ajudam seus clientes a tomarem a melhor decisão por meio da chamada “Contabilidade Consultiva”. Quem oferece esse serviço atua diretamente como apoio da gestão empresarial, onde as melhores ações são tomadas para que o aumento do faturamento seja sempre maior.
Hoje em dia muitos escritórios tradicionais cobram valores que podem ficar um tanto alto para algumas empresas, onde o custo pode se igualar com o salário de um colaborador. E como os valores podem aumentar de acordo com o número de funcionários de demandas que surgem, a contratação de uma Contabilidade Digital pode ser uma solução que pode trazer economia para o negócio.
Devido ao empresário ainda ser ativo na Contabilidade do negócio e não ser mais necessária uma grande infraestrutura para que o escritório funcione, muitos contadores estão conseguindo diminuir o valor das mensalidades que cobram pelos serviços.
Dessa forma é possível dizer que a economia vai realmente acontecer, mas vai depender muito do número de demandas que surgirem com o passar do tempo.
Dessa forma é possível dizer que a economia vai realmente acontecer, mas vai depender muito do número de demandas que surgirem com o passar do tempo. Também é muito importante que você não fique sem contador, pois podem acontecer muitos problemas empresariais em sua empresa!
Veja como a plataforma 4 Mãos pode te ajudar:
Depois que você já entendeu como essa modalidade do mundo contábil funciona, além de compreender como ela é benéfica para seu empreendimento, o que acha de encontrar um escritório que possa lhe atender da melhor forma possível? É nesse momento que a 4 Mãos entra!
Como uma plataforma que ajuda os dois braços do empreendedorismo, nós conectamos empreendedores e contadores (tradicionais, digitais e on-line) para que todos possam sair ganhando. Funciona dessa forma:
Pronto, é assim que funciona! Quer encontrar um escritório de Contabilidade Digital para sua empresa? Entre em contato conosco e envie sua demanda!
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