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Por: Victor Pacheco
Redator 4 Mãos
Com a tecnologia estando cada vez mais presente em nosso dia a dia, foi necessária a criação de diversas ferramentas e métodos que garantem a segurança de todos que realizam transações virtuais, uma vez que a todo momento podem haver criminosos tentando roubar dados vulneráveis . Uma dessas criações foi o certificado digital.
Sendo um documento que identifica o seu dono por meio de dados cadastrais, o certificado digital é usado atualmente em diversas transações, sendo uma delas a emissão de notas fiscais e assinatura de contratos empresariais.
Você ainda possui dúvidas sobre essa ferramenta que garante a autenticidade de dados? Decidimos desenvolver este artigo para lhe dar todas as orientações necessárias, continue lendo e fique por dentro do assunto!
Como falamos no começo deste artigo, o certificado digital é um documento (eletrônico, como o próprio nome diz) que garante a autenticidade de dados cadastrais de uma pessoa (independente de ela ser jurídica ou física) em uma transação digital.
Criado para entregar uma maior segurança em um processo em âmbito on-line, que pode ser a assinatura de um contrato ou até mesmo outros serviços realizados dentro do universo digital, os certificados digitais já entregam maior qualidade em acordos que envolvem dados sensíveis. Basicamente, essa é uma declaração que garante a veracidade dos dados das pessoas envolvidas.
O certificado digital foi implantado em nosso país há 19 anos, sendo uma opção que permitiu não apenas a confirmação das informações entre quem está fechando um determinado negócio, mas também a identificação das pessoas envolvidas em transações feitas na internet.
Estando cada vez mais presente no dia a dia de diversas pessoas e até mesmo em órgãos públicos, o certificado digital está sendo usado atualmente em muitas transações.
Entidades que cuidam de demandas do governo, instituições privadas e outras companhias são apenas exemplos, mas é possível dizer que muitas empresas estão usando isso para ter mais segurança em transações, como grandes contratações de serviços e até mesmo compra de matéria-prima.
Mas importante ressaltar que existem tipos diferentes de certificados digitais para os dois tipos de pessoas, cada um sendo usado para diferentes ações.
Como não são apenas os PJs que realizam transações digitais, a Receita Federal permite que as pessoas físicas tenham um e-CPF, documento que pode ser usado para muitas demandas. Veja quais são:
Por possuir empresa aberta, quem é considerada Pessoa Jurídica tem acesso a mais serviços. Além de não ter um e-CPF, mas sim um e-CNPJ (certificado digital que é entregue para quem possui Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica). Veja quais são:
Sendo essencial para que o empresário tenha acesso a diversas funcionalidades que apenas impactam positivamente a rotina e a gestão. Ter um e-CNPJ é essencial para a realização de diversos procedimentos sem perder a segurança.
Quando falamos sobre esse documento eletrônico, existem dois tipos: A1 e A3. A maior diferença entre ambos é o formato, já que o A1 é completamente digital.
O A3 é uma espécie de token, sendo considerado um dispositivo que “obriga” a pessoa a andar com esse documento eletrônico para onde for.
Mais indicados para quem realiza muitas reuniões externas, o certificado digital A3 pode ser considerado um pouco burocrático, já que por acaso perder ou até deixá-lo em algum lugar, vai ser preciso que o empresário volte até o local para recuperar seu certificado digital.
Também há o tipo de certificado digital A3 que possui formato semelhante à um cartão de memória usado em celulares e câmeras fotográficas. Se optar por esse, vai ser necessário o uso de uma leitora de certificado digital.
Mas independentemente do tipo que você optar, os serviços são os mesmos. A diferenciação de serviços acontece entre os tipos de pessoas e não pelos modelos de certificados A1 ou A3.
No caso de SSL e NF-e, ambos podem ser chamados de certificado digital, pois de uma forma ou de outra, colaboram para que as informações de uma empresa ou pessoa sejam validadas e fiquem seguras.
Como é emitido apenas por entidades autorizadas, é importante que você siga alguns passos quando for solicitar seu certificado digital. Veja:
Se tiver optado pelo tipo A1, a instalação do certificado digital pode ser feita pelo próprio empresário e em no máximo 30 minutos, dependendo muito da velocidade da conexão.
Antes da instalação, vai ser preciso fazer o agendamento da emissão desse documento, momento em que é feita uma validação de tudo o que foi entregue no ato de solicitação.
Isso porque vai ser necessário fazer o download de um software para emitir seu certificado. Tenha em mente que: depois de adquirir um documento eletrônico, será preciso realizar a instalação na máquina de trabalho para que as transações sejam realizadas com segurança.
Tire todas suas dúvidas sobre sistemas operacionais de máquina, pois em alguns casos, é necessário realizar a instalação do certificado digital em um computador com Windows para em seguida exportar o documento para um dispositivo com Mac OS ou Linux.
Provavelmente você receberá uma orientação de como realizar esse processo sem muitos problemas, mas geralmente ele acontece dessa forma:
É ideal sempre manter uma cópia desse documento em um Pen Drive ou pasta on-line, uma vez que podem vir a acontecer problemas que apenas uma formatação de sistema seja a solução.
Muitas instituições prometem que irão emitir esse documento que é essencial para manter a segurança em transações on-line, mas na verdade, o que acontece é a terceirização desse serviço.
Isso porque as verdadeiras emissoras de certificado digital são ligadas ao Instituto Nacional de Tecnologia da Informação, estas que possuem autorização do Governo Federal para emitir esses documentos. Veja abaixo a lista de instituições:
A lista acima foi retirada diretamente do site do Instituto Nacional da Tecnologia da Informação.
Como é necessário apenas para a emissão de NFe, o MEI não precisa obrigatoriamente de um certificado digital.
Ter um certificado digital também não é uma obrigatoriedade de quem está enquadrado no regime tributário chamado Simples Nacional (no caso de a empresa ter menos de 3 funcionários), mas para a emissão de alguns tipos de nota fiscais, isso é necessário. Confira a relação: Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e);Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFC-e), Nota Fiscal Eletrônica Avulsa.
Entre as vantagens que um MEI ganha ao ter um certificado digital estão uma maior segurança entre transações em âmbito digital.
Mesmo que o microempreendedor possua um negócio de pequeno porte, pode ter acesso a diversas funcionalidades que irão ajudá-lo a fazer uma gestão mais assertiva. Como por exemplo a Obtenção do GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos).
O processo para obter um certificado digital pode ser considerado simples e feito por qualquer gestor, já que a instalação e comprovação dos dados enviados no ato de solicitação é realizada pelo mesmo.
Tudo o que precisa fazer é escolher o modelo que vai usar em seu dia a dia, onde deve optar pela mais prática.
Lembre-se que a praticidade não deve ser deixada de lado, então se você optar pelo modelo A3, tenha em mente que terá que desembolsar uma quantia adicional para realizar a compra do leitor.
Em seguida é necessário agendar a emissão do certificado digital, momento que todas as informações serão colocadas à prova e o empresário precisa confirmar que é dono dos dados apresentados no ato de solicitação. Geralmente, esses documentos são necessários:
Se tudo estiver dentro dos conformes, o gestor então recebe as credenciais (usuário e senha) para realizar a instalação do documento digital na máquina. Caso tenha optado pelo tipo A3, recebe a mídia física.
Sendo uma ferramenta importante para que as informações de todas as pessoas envolvidas em uma transação sejam preservadas, hoje em dia o uso do certificado digital tornou-se importante para que os empresários e até mesmo pessoas físicas não caiam em golpes de internet.
Em um momento que diversos casos de escândalos envolvendo vazamento de dados sensíveis estão acontecendo, juntamente com a implantação da LGPD, hoje em dia todos precisam de um certificado digital.
Para as empresas, ele possui ainda mais importância: como passa a boa impressão de ser uma importante ferramenta de autenticação, os parceiros, fornecedores e até mesmo compradores de serviços e produtos enxergam as companhias que possuem isso com um maior profissionalismo.
Hoje em dia muitos escritórios de Contabilidade estão cuidando dessa demanda, onde os empresários precisam apenas enviar os dados próprios e da empresa, sendo esse um serviço relacionado à solução de legalização de empresas.
Como dito anteriormente, os certificados digitais estão sendo obrigatórios em negócios que estão enquadrados no Simples Nacional e possuem mais de 3 funcionários, além de serem necessários para emissão de Nota Fiscal Eletrônica (NF-e).
a plataforma 4 Mãos está ajudando diversos empreendedores a terem cada vez menos problemas contábeis, onde já possibilitamos diversos acordos entre empresários e contadores.
Nossos escritórios parceiros possuem aptidão para lhe ajudar a emitir seu certificado digital, onde sua única tarefa será realizar o envio das informações para o contador. Não entendeu como essa conexão é feita? Veja:
Logo após isso ser feito, o empresário consegue resolver seu problema contábil e ainda o contador a conquistar clientes. Entendeu como é simples, rápido e ainda por cima, gratuito?
Você tem algum serviço envolvendo contabilidade que precisa de ajuda profissional para ser solucionado? Entre em contato conosco e descubra como podemos ajudá-lo!
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